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xiongqi1999 的博客

 
 
 

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【转载】PPT经常用的115个技巧   

2013-07-07 20:51:58|  分类: |  标签: |举报 |字号 订阅

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  1.快速灵活改变图片颜色:利用PowerPoint制作演示文稿课件,插入漂亮的剪贴画会为你的课件增色不少,可并不是所有的剪贴画都符合你的要求,尤其是感觉剪贴画颜色搭配不太合理,这时我们可以右击此剪贴画选择“显示'图片’工具栏”选项,(如果图片工具栏已经自动显示出来则无需此操作)然后点击“图片”工具栏上的“图片重新着色”按钮,在随后出现的对话框中便可任意改变图片中任何颜色。
  2.增加更多可取消操作数。所有的Office用户都知道“编辑” “撤销”命令(Ctrl-Z)能够撤销最后一步操作。如果点击“撤销”图标旁边的下拉箭头,还能允许你撤销若干次操作以回到早先的工作状态。在默认情况下PowerPoint最多允许你撤销20次操作,但实际上你可以把这个上限提高到150次。选择“工具” “选项”,然后点击“编辑”标签。在“撤销”区域的“最多可取消操作数”字段输入你想要的数值(从3到150均可),然后点击“确定”退出。需要注意的是,当你增加PowerPoint的最多可取消操作数时,它所占用的PC内存也会随之增加。
  3.重复利用你以前的作品。如果你在以前的演示文稿中已经做过相同或者类似的幻灯片,在新的演示文稿中完全可以利用以前的成果,而不需要从头再来一遍。你可以把以前的演示文稿中的幻灯片直接插入当前的演示文稿。首先,在“幻灯片浏览视图”中显示当前的演示文稿。用鼠标点击你所要插入新幻灯片的位置,选择菜单中的“插入” “幻灯片从文件”打开一个“幻灯片搜索器”对话框(如图3所示)。在“搜索演示文稿”选项卡中输入文件名(或者用浏览方式找到它),然后按Enter键。点击你想要插入的幻灯片,然后按“插入”按钮。另外,你还可以点击“插入所有”按钮把该演示文稿中的所有幻灯片一次性全部插入当前文稿。
  4.使剪贴画灵活改变颜色 在演示文稿中插入剪贴画后,若觉得颜色搭配不合理,肯定会选“图片”工具栏中的“图片重新着色”。乍一看挺好,但一改动问题就来了。比如你想把该画中的一部分黑色改成红色,它却把全部黑色都改成了红色,太呆板了。怎么办?没关系,你可以这样做:
  (1)选中该剪贴画。(2)单击绘图工具栏中的“绘图”。(3)单击“取消组合”,这时会出现一个对话框“这是一个输入的对象……”。(4)单击“确定”,会看到一个选定变成多个选定。(5)在选定外空白处单击一下。(6)选中你要改变的那一部分对象(有些可以再分解)。(7)单击绘图工具栏中的“填充”,选择所需颜色。这样一来改变颜色可灵活多了。
  5.让剪贴画旋转或翻转 演示文稿中插入剪贴画后,你若觉得角度不对想旋转,或方向不对想翻转时,powerpoint的相关指令却不激活,不让你使用,真气人。别急,我琢磨出一个小技巧,保管使你满意。1.选中该剪贴画。2.单击绘图工具栏中的“绘图”。3.单击“取消组合”,这时会出现一个对话框“这是一个输入的对象……”。4.单击“确定”,这时会看到一个选定变成多个选定。5.再单击绘图工具栏中的“绘图组合”。经过这五个步骤的处理,你就可以随心所欲使用相关指令了。
  6.、使两幅图片同时动作powerpoint的动画效果比较有趣,选项也挺多,但局限于动画顺序,插入的图片只能一幅一幅地动作。如果你有两幅图片需要一左一右或一上一下地向中间同时动作,这可难为它了。其实办法还是有的: 1.安排好两幅图片的最终位置,按住“shift”键,选中两幅图片。2.单击绘图工具栏中的“绘图”。3.单击“组合”。这样使两幅图片变成了一个选定。4.再到“动画效果”中的“时间”里选“播放动画”,“效果”里选“左右向中间收缩”(或另外三项)就可以满足要求了。
  7.插入mp3音乐:powerpoint的“插入影片和声音文件中的声音”不支持mp3,但若你一定要mp3的话,可以这样另辟捷径:1.单击“插入对象”。2.在“插入对象”对话框中选“由文件创建”。3.单击“浏览”,指出mp3文件的路径。4.单击“确定”。5.插入文档后,在“动画效果”设置中除“时间”、“效果”外,再选“播放设置对象动作激活内容”即可(系统内必须有mp3播放器)。
  8.六个方便的键盘快捷方式:通常情况下,你可以利用屏幕左下角的视图按钮在几种不同的视图状态(普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映)之间进行快速切换。但你恐怕不知道使用键盘与视图按钮相配合还可以获得完全不同的效果。例如,当你点击“普通视图”按钮时如果按下Shift键就可以切换到“幻灯片母版视图”;再点击一次“普通视图”按钮(不按Shift键)则可以切换回来。而如果点击“幻灯片浏览视图”按钮时按下Shift键就可以切换到“讲义母版视图”。另外,你还能让PowerPoint在屏幕的左上角显示幻灯片的缩略图,这样就能在编辑的时候预览得到的结果。为了实现这个效果,你需要进入“普通视图”,然后选择第一个想要显示的幻灯片。按住Ctrl键并点击“幻灯片放映”按钮。你可以点击幻灯片缩略图进行换片,就像进行全屏幕幻灯片放映时一样。如果想得到更多的选项,可以按住Ctrl-Shift键然后再按各种不同的视图按钮:Ctrl-Shift-“普通视图”按钮会关闭左侧的标记区和备注页,并把幻灯片扩充到可用的空间。Ctrl-Shift-“幻灯片浏览视图”按钮则可以把演示文稿显示为大纲模式;Ctrl-Shift-“幻灯片放映”按钮会打开一个“设置放映方式”对话框。
  9.导入文档。如果你想在演示文稿中输入的文字已经存在于Word文件,就不需要再手工输入一遍。你可以在PowerPoint中直接打开那个Word文件。你也许需要对导入的文档进行一些格式上的调整,但这肯定比你手工输入这些文字要方便得多。一个提示:如果原来的Word文件使用了大纲标题,导入的效果是最好的。首先在PowerPoint中选择“文件” “打开”。在“打开”对话框中,点击“文件类型”右边的下拉箭头,然后选择“所有文件”。双击你想要在PowerPoint中打开的Word文档。它会像打开新的演示文稿一样被打开。  
  10.输出数据到Word文档。有时候你需要把演示文稿以文字的形式分发给同事或客户,此时把演示文稿输出为Word文档是最好的方法。 在PowerPoint中,选择“文件” “发送” “Microsoft Word”。在“发送到Microsoft Word”对话框中选择你想要在Microsoft Word中使用的版式。比如,你可以选择“只使用大纲”来创建仅带有文字的文档;选择“空行在幻灯片旁”则可以创建一系列带有注释行的幻灯片缩略图。在你选择好版式之后,点击“确定”按钮把演示文稿发送给Word。  
  11.在PowerPoint中插入视频的三种方法
  (1)、直接播放视频 :具体的操作步骤: 1.运行PowerPoint程序,打开需要插入视频文件的幻灯片。2.将鼠标移动到菜单栏中,单击其中的“插入”选项,从打开的下拉菜单中执行“插入影片文件”命令。 3.在随后弹出的文件选择对话框中,将事先准备好的视频文件选中,并单击[添加]按钮,这样就能将视频文件插入到幻灯片中了。4.用鼠标选中视频文件,并将它移动到合适的位置,然后根据屏幕的提示直接点选[播放]按钮来播放视频,或者选中自动播放方式。 5.在播放过程中,可以将鼠标移动到视频窗口中,单击一下,视频就能暂停播放。如果想继续播放,再用鼠标单击一下即可。
  (2)插入控件播放视频 :这种方法就是将视频文件作为控件插入到幻灯片中的,然后通过修改控件属性,达到播放视频的目的。使用这种方法,有多种可供选择的操作按钮,播放进程可以完全自己控制,更加方便、灵活。该方法更适合PowerPoint课件中图片、文字、视频在同一页面的情况。
  1.运行PowerPoint程序,打开需要插入视频文件的幻灯片。 2.将鼠标移动到菜单栏,单击其中的“视图”选项,从打开的下拉菜单中选中“控件工具箱”,再从下级菜单中选中[其他控件]按钮。 3.在随后打开的控件选项界面中,选择“Windows Media Player”选项,再将鼠标移动到PowerPoint的编辑区域中,画出一个合适大小的矩形区域,随后该区域就会自动变为Windows Media Player的播放界面。4.用鼠标选中该播放界面,然后单击鼠标右键,从弹出的快捷菜单中选择“属性”命令,打开该媒体播放界面的“属性”窗口。 5.在“属性”窗口中,在“File Name”设置项处正确输入需要插入到幻灯片中视频文件的详细路径及文件名。这样在打开幻灯片时,就能通过[播放]控制按钮来播放指定的视频了。 6.为了让插入的视频文件更好地与幻灯片组织在一起,还可以修改“属性”设置界面中控制栏、播放滑块条以及视频属性栏的位置。 7.在播放过程中,可以通过媒体播放器中的[播放]、[停止]、[暂停]和[调节音量]等按钮对视频进行控制。
  (3)插入对象播放视频 这种方法是将视频文件作为对象插入到幻灯片中的,与以上两种方法不同的是,它可以随心所欲地选择实际需要播放的视频片段,然后再播放。实现步骤为: 1.打开需要插入视频文件的幻灯片,单击“插入/对象”命令,打开“插入对象”对话框。 2.选中“新建”选项后,再在对应的“对象类型”设置栏处选中“视频剪辑”选项,单击[确定]按钮。 3. PowerPoint自动切换到视频属性设置状态,执行“插入剪辑/Windows视频”命令,将事先准备好的视频文件插入到幻灯片中。 4.执行“编辑/选项”命令,打开选项设置框,在其中设置视频是否需要循环播放,或者是播放结束后是否要倒退等,单击[确定]返回到视频属性设置界面。 5.点选工具栏中的视频[入点]按钮和[出点]按钮,重新设置视频文件的播放起始点和结束点,从而达到随心所欲地选择需要播放视频片段的目的。 6.用鼠标左键单击设置界面的空白区域,就可以退出视频设置的界面,从而返回到幻灯片的编辑状态。还可以使用预览命令,检查视频的编辑效果。
  12.在PowerPoint中插入Excel的Sheet2工作表 制作演示文稿少不了要用到表格,而表格我们习惯用Excel制作,将制作好的Excel表格插入到幻灯片中就可以了:定位到相应的幻灯片中,执行“插入→对象”命令,打开“插入对象”对话框(如图),选中“由文件创建”选项,通过其中的“浏览”按钮,选中需要插入的Excel表格文件,确定返回,将表格插入其中,调整一下大小即可。注意:①在Excel中将表格的网格线隐藏起来,使插入的表格观感效果更好。②如果选中“插入对象”对话框中的“链接”选项,则该表格与源表格实现联动。③在文稿中双击表格,可以启动Excel对表格进行编辑。④仿此操作,也可以将Word表格(文档)插入到幻灯片中。
  13.打包:/文件/-/打包/……输入打包后生成文件的名称。在默认情况下,该生成文件中含有PowerPoint播放器和链接的文件。若需更改,可单击“选项…”按钮,打开“选项”对话框。从“选项”对话框中可以选择包含的文件、设置保护文件的密码、以及选择演示文稿在播放器中的播放方式等。播放器可以使没有安装PowerPoint的计算机能播放幻灯片;链接的文件可使幻灯片中链接的图片、声音、影片等在其它计算机上也能打开。如果选择了“嵌入的TrueType字体”,则可在其它计算机上显示幻灯片中使用的未安装字体。当然选择越多,生成的文件包越大。设置完成后,单击“确定”返回原对话框。PowerPoint播放器还允许我们加入多个演示文稿。单击“添加文件…”按钮,在弹出的对话框中选择要加入的文件,添加即可通过右边的“添加…”和“删除”按钮,我们可以自由添加或删除演示文稿,通过左边上下的箭头改变演示文稿的播放顺序等。根据需要设置好后,单击“复制到文件夹…”按钮,根据提示将其打包存放到硬盘上。这时硬盘上会产生一个以该CD名命名的文件夹,里面存放着PowerPoint播放器播放时所需要的全部文件。这时只要打开play.bat文件,播放器就开始自动按顺序播放包中的演示文稿了。如果在“选项”对话框中播放方式选择“让用户选择要浏览的演示文稿”,那么包中就不会出现play.bat这个文件,这时就要通过打开pptview.exe文件,然后再选择要播放的演示文稿。播放过程非常方便,单击鼠标的左键可进行下一动作;单击鼠标的右键,在弹出的菜单中可以指向任意一张幻灯片或打开包中的=其它演示文稿。我们只要将该文件夹复制到优盘或CD上,以后无论到那里,不管计算机上是否安装有PowerPoint或需要的字体,幻灯片均可正常播放了。需要注意的几点,一是操作系统须Windows 98第二版及其以上版本。二是播放器不支持运行宏、程序或嵌入的对象等。三是链接的图形最好用.jpg等常用格式,有好多在PowerPoint中能支持的格式在播放器中却不能使用。
  14.应用多彩的背景PowerPoint中拥有很多设计模板,并提供了不少漂亮的背景,选择“格式”→“背景”,再选中“忽略母版的背景图形”复选框。如果只是想选择颜色来填充,只要单击弹出式下拉菜单,选择“填充效果”,当然也可选择“其他颜色”。如果还想更漂亮点,那就在弹出对话框中的过渡、纹理、图案、图片四个标签中来选择。设置完成后,只要单击“确定”,然后再单击“应用”就可以了。
16.让幻灯片自动播放:先打开幻灯片,再把它打包成EXE文件。需要注意的是,在打包时,一定要包含链接媒体文件,并嵌入字体,这样可以保证演示文稿中涉及的图片、动画、声音都能够进入打包文件,嵌入字体意味着文稿中所使用的字体在其他微机上也能正确显示。同时,当询问是否包含播放器时,选择“是”按钮。双击打包生成后的pngsetup.exe 文件,进行解包,并把解压出来的ppview32.exe、slideshow.pps(slideshow.pps是需要放映的幻灯片)等文件放到一文件夹下,然后再在该文件夹下新建一个autorun.inf文本文件,输入如下内容:
[AUTORUN]
OPEN=ppview32.exe slideshow.pps
ICON=ppview32.exe
接着,把ppview32.exe、slideshow.pps和autorun.inf文件刻到光盘的根目录,这样刻录出来的光盘,一插入到光驱中,就会自动播放其中的幻灯片。
  17.自动更新幻灯片日期和时间:通过下面的技巧,可把日期或时间插到页眉与页脚中,还能自动更新:单击“视图”→“页首与页尾”,并单击弹出对话框中的“幻灯片”标签,再选中“日期与时间”复选框,然后选择“自动更新”单选按钮,保存演示文件。以后每次打开文件,系统就会自动更新日期与时间。你还可以选中“标题幻灯片中不显示”复选框,这样可以在标题幻灯片中隐藏“页眉与页脚”的设置。
  18.借用另一幻灯片中配色方案:如果想使用另一幻灯片中的配色方案,可这样操作:先把两个演示文稿文件打开,然后选择“窗口”→“全部重排”。同时,在两个演示文稿的普通视图中都使用“幻灯片”标签。切换到配色方案较好的演示文件窗口,再单击“常用”工具栏的“格式刷”按钮。然后单击第二个演示文稿窗口,最后单击要应用方案的幻灯片即可。
  19.防止更改文稿:选择“幻灯片放映”→“设置放映方式”,然后在弹出的对话框中选中“在展台浏览(全屏幕)”,这样可使演示文稿循环放映,还能防止更改演示文稿。
  20.改善幻灯片放映性能:如果机器配置不是很好,那放映幻灯片时可能会出现停顿现象,甚至花屏。这时,可启动硬件图形加速,并以此来改善幻灯片放映性能:选择“幻灯片放映”→“设置放映方式”,再选中“使用硬件图形加速”复选框,单击“确定”关闭对话框即可。
  21.减少色深以达最佳性能:右击桌面,选择“属性”,再在“颜色”下拉列表中单击“增强色(16 位),再单击“确定”即可让PowerPoint使用16位色深,这样能获得最佳性能了。
  22.自由设置幻灯片分辨率:先打开“设置放映方式”设置对话框,然后在“幻灯片放映分辨率”框的列表中单击相应的分辨率即可(如640×480)。单击“确定”关闭对话框。这样做也可以改善幻灯片放映的性能。
  23.尽量不要使用红绿色:目前色盲最常见的就是红绿色盲。因此,为照顾这些用户,在设计幻灯片时要加以注意,尽量不要使用红绿来配色。如实在需要,可在绿色中掺放蓝色,因为大多数的红绿色盲可以识别蓝色和红色。
  24.采用窗口方式播放:默认情况下,PowerPoint采用的是全屏模式播放。不过,还可以采用窗口模式或使用小屏幕模式来播放。如果想采用窗口播放模式,只要按下Alt键,然后单击演示文稿窗口左下角的“幻灯片播放”按钮即可。
  25.采用小屏幕模式播放: 如果想采用小屏幕播放模式来播放幻灯片,可按下Ctrl键不松开,再单击演示文稿窗口左下角的“幻灯片放映”按钮,这时启动的幻灯片放映模式是与全屏放映模式的操作完全一样的小屏幕放映模式。
  26.自由定制播放方式 如果按下Shift键,单击演示文稿窗口左下角的“幻灯片放映”按钮,会弹出“设置放映方式”的对话框。在这个对话框中,勾选“观众自行浏览(窗口)”复选框,再单击“确定”后,再单击演示文稿窗口左下角的“幻灯片放映”(或按F5键),会启动幻灯片的窗口放映模式。27.让多张幻灯片应用切换效果 有时可能在制作演示文稿时希望多张幻灯片同时应用一种过渡效果,选择“视图”→“幻灯片浏览”,并在左边的浏览窗口中按下Ctrl键,然后用鼠标左键逐个单击选择 希望使用同一效果的幻灯片,然后选择“幻灯片放映”→“幻灯片切换”,在“幻灯片切换”任务窗格中设置相应的切换效果即可。
  28.快速显示黑白屏 在做演示时,可能会有些人要提问,而这些正好与正在放的这张幻灯片无关。为了吸引的注意力,只要按下B键就可以切换到“黑屏”了,如果按W键就可以切换到“白屏”,按下除B、W、Print Screen、Scroll Lock、Pause/Break外的其他任意键将恢复到幻灯片放映视图。
  29.随时使用画笔: PowerPoint可以让在播放幻灯片时,随时用鼠标像在画布上使用画笔一样来进行勾划,非常适合演示。只需在播放幻灯片视图中右击,选择“指针选项”,再选择“绘图笔”,就能在幻灯片上画图或写字了。还可以选择“绘图笔颜色”,从九种颜色的“画笔”中选择醒目的颜色。擦“黑板”的操作就更方便了,只要按E键便全部擦净。
  30.播放幻灯片时隐藏鼠标 在想要隐藏鼠标时,只须简单的按下键盘的A键或=键。再按一次就可以显示鼠标
  31.直接跳转到某张幻灯片 可以在播放幻灯片时,键入一个数字,比如18,然后按下Enter就可以跳到第18张幻灯片了。
  32.快速启动幻灯片播放 如果已经制作完成了幻灯片,以后再用到时只是播放幻灯片,而不用修改它。那可以选择“文件”→“另存为”,并在打开的窗口中选择保存幻灯片类型为“PowerPoint放映(*.pps)”。以后在“资源管理器”中双击该文件,PowerPoint就会自动播放该幻灯片,而不是打开它来编辑。
  33.循环播放动画 有时,设计了动画,可能希望它能一直循环播放,此技巧不仅能实现这个目的,而且还能自由选择结束循环的方法:选择“幻灯片放映”→“自定义动画”,再单击要更改计时的项目,然后单击箭头,选择“计时”。如果希望动画重复指定的次数后停止,可以输入一个数值;如果你希望动画重复直到单击幻灯片时停止,请单击“直到下一次单击”;如果希望动画重复播放直到幻灯片上所有其他动画结束,请单击“直到幻灯片末尾”。设置完以后,单击“确定”关闭对话框即可。
  34.让多个动作连续进行 如果在一张幻灯片上制作了多个动作以后,可能需要几个动作连续进行,如果靠用鼠标单击来触发,往往会控制不好,使得动作效果不好。PowerPoint中提供了使几个动作自动连续进行的方法:在制作完当前幻灯片上所有动作后,如果希望动作二在动作一后自动进行,只需在主窗口右边的任务窗格中单击选择该动作二(如果没有出现任务窗格,只需要用邮件单击一个对象,在弹出菜单中执行“自定义动画”就可以了),然后单击动作二右边的向下箭头,在弹出菜单里执行“从上一项之后开始”。如果想连续多个动作,只需要先按下Ctrl键,然后用左键选择所有希望连续的动作,同样运用上面的方法执行“从上一项之后开始”。
  35.在PowerPoint中直接访问互联网 在PowerPoint中,可以直接调用系统中的IE来浏览网页:选择“视图”→“工具栏”→“Web”。这后,在PowerPoint中就出现了Web工具栏,只要在地址栏中键入站点的URL地址,回车,系统就会启动IE,并连接到相应的网站。
  36.用超级链接做目录 在PowerPoint中,可以对文字做一些超级链接,从而建立很实用的目录。只是要注意的是,在设置超级链接时,不要选中文字,而要选中文字所在的文本框,这样可避免字带有下划线的问题:先在PowerPoint中选中文本框,再选择“幻灯片放映”→“动作设置”,如果想单击该文本框后就跳到指定页面,可以选择“单击鼠标”标签,再选择“超链接到”单选按钮,在下拉列表中选择所要跳转的页面。如果希望在鼠标移过该文本框就转到其他页面,则要使用“鼠标移过”选项卡,然后同样指定所要跳转的页面,完成以后单击“确定”返回即可。 37. 让幻灯片包含其他幻灯片标题 如果要引入或关闭幻灯片放映的演示文稿,可以在演示文稿中创建包含其他幻灯片标题的幻灯片:先切换到幻灯片浏览视图中,选定要使用其标题的幻灯片。如果要选择多张幻灯片,请按下 Ctrl 键并单击所需的幻灯片,然后在幻灯片浏览视图的“幻灯片浏览”工具栏上单击“摘要幻灯片”按钮即可。
  38.防止删除幻灯片引用母版 当想要删除所有遵循某幻灯片母版的幻灯片时,或将另一个设计模板应用于所有遵循这个母版的幻灯片时,PowerPoint会自作主张地删除这个幻灯片的引用母版。如果不想这样做,可以这样来操作:选择“视图”→“母版”→“幻灯片母版”。再在左边的缩略图上,选中要保护的幻灯片母版,在“幻灯片母版视图”工具栏上,单击“保护母版”即可
  在PowerPoint中使用Excel数据。
  39.在PowerPoint中就可以很方便地嵌入Excel数据表格:在Excel中,选中要复制单元格的区域,选择“编辑”→“复制”。再切换到PowerPoint,再单击要插入单元格的幻灯片或备注页,选择“编辑”→“选择性粘贴”,再选择“粘贴”单选按钮。如果想要粘贴单元格,使得能够像处理图片一样调整大小和位置,请单击“图片”;如果要将单元格粘贴为嵌入对象以便在下次仍能够在Excel中继续编辑,请单击“Excel 工作表对象”。选好以后单击“确定”关闭对话框就完成了表格的嵌入。
  40.链接Excel表格 此技巧将教会你怎样链接到Excel表格,当Excel表格发生变化时也可以自动更新:先在Excel中保存好相应的表格文件,再选中相应的单元格,按下Ctrl+C键,把它复制到剪贴板中。再切换到PowerPoint,选择“编辑”→“选择性粘贴”,再在打开的对话框中要选择的是“粘贴链接”,然后单击“确定”关闭对话框。
  41. 在幻灯片中使用动作按钮 PowerPoint全面支持按钮交互,可在幻灯片使用各种各样的动作按钮,如“下一步”、“上一步”、“退出”等:先选中要放置按钮的幻灯片,选择“幻灯片放映”→“动作按钮”,再选择所需按钮。等光标变成十字状时,按下鼠标,拖出一个按钮,然后把它命名为“打开某文件”。在画完后,PowerPoint会弹出一个“动作设置”对话框。可以按照自己的喜好选择使用“鼠标单击”或者“鼠标移过”交互类型,然后选择“超链接到”单选按钮,再单击右边箭头选择所需的链接。同时,也可以选中“播放声音”复选框,然后再在右边的下拉列表中选择想要播放的声音,如“吹号”。完成设置后,单击“确定”关闭对话框。
  42.在母版中加入动作按钮 如果正在使用幻灯片母版,也可以在母版中加入动作按钮,而且该按钮可以在整个演示文稿中使用。选择“视图”→“母版”→“幻灯片母版”,然后再自行添加即可。
  43.复制其他演示文稿中幻灯片 通过PowerPoint中的“幻灯片搜索器”,可快速从其他演示文稿中复制幻灯片:在普通视图中的“幻灯片”窗口中,选中将要复制的幻灯片,再选择“插入”→“幻灯片(从文件)”。在弹出的“幻灯片搜索器”对话框中,单击“浏览”查找文件,在“浏览”对话框中选择文件,再单击“打开”。 如希望幻灯片能保持当前的格式,在“幻灯片搜索器”对话框中选中“保留源格式”复选框。否则,复制的幻灯片将统一采用将其插入时前一张幻灯片的格式。完成设置后,单击“关闭”关闭对话框即可。
  44.创建播放列表 可能很多人不知道,和Winamp一样,PowerPoint本身也支持播放列表:启动“记事本”,然后分行键入每篇演示文稿的文件名。小提示:
  ★如果播放列表和播放文件放在同一文件夹下,只要直接键入文件名和文件扩展名即可。
  ★如果文件名中有空格,请把文件名引起来,这是Windows内部规定的。
  ★如果播放列表和播放文件不在同一文件夹下,则需要键入文件位置的完整路径。
  键入完成后,选择“记事本”窗口中“文件”→“保存”,在弹出对话框中选择保存播放列表的文件夹,在“文件名”框中输入"playlist.lst"(注意一定要加上西文引号),最后单击“保存”按钮。接下来,只要从Office安装文件夹下,找到Ppview32.exe程序,再在桌面上为它建立一个快捷方式,并在后面加上playlist.lst文件。以后双击桌面上的快捷方式即可播放playlist.lst中的文件了。
  45.不替隐藏幻灯片编号 默认情况下,PowerPoint并不区分幻灯片。因此,如在幻灯片上添加了幻灯片编号,就会出现幻灯片编号不连接的现象。其实,要避免这种情况也非常简单,只要把所有的隐藏幻灯片放到演示文稿的后面,这样正在放映的所有幻灯片就会连续编号了。幻灯片是PPT中比较重要的元素,关于它的技巧也相当多,笔者在此作了一些搜罗。希望对大家有所帮助。由于技巧较多,
  46.在演示文稿间复制/粘贴幻灯片 通过下面技巧,可在两个演示文稿之间复制幻灯片:先同时打开两个演示文稿,再选择“窗口”→“全部重排”。然后在相应的演示文稿窗口的“幻灯片”窗口中,选择要复制的幻灯片,再按下Ctrl+C键复制一下,切换到另一个演示文稿,按下Ctrl+V键粘贴过来即可。如果希望所粘贴的幻灯片采用与前面的幻灯片不同的设计模板,并且希望它保留其原始格式,则可以单击粘贴幻灯片下的“粘贴选项”按钮,然后在按钮菜单上,单击“保持源格式”。这样,则复制的幻灯片将使用左边窗口的模板和格式。如果要移动幻灯片而不是复制幻灯片,请在快捷菜单上单击“剪切”而不是“复制”。
  47.自由更改幻灯片顺序 如果在做好幻灯片后,希望能改变其中某几张幻灯片顺序,则可按照下面步骤来操作:在普通视图的“幻灯片”选项卡上,选择一个或多个幻灯片缩略图,然后将其拖动到一个新位置即可。如果使用的是幻灯片浏览视图,同样可以选择一个或多个幻灯片缩略图,然后将其拖动到一个新位置。
  48.自由缩放幻灯片 PowerPoint可以在视图中改变视图中各个区域的大小,以方便编辑:单击要更改显示比例的区域,以适应“大纲”标签、“幻灯片”标签或要在幻灯片窗格中显示的幻灯片,再单击“常用”工具栏上的“显示比例”框旁边的箭头,接着在下拉列表中单击选择所需的比例。或者直接在“显示比例”框里键入所需要的数字。
  49.在演示文稿中复制幻灯片 PowerPoint中不仅能复制图片,文本,还可以复制演示文稿中的幻灯片:在普通视图的“大纲”或“幻灯片”窗口中,选中要复制的幻灯片(可以配合Shift键和Ctrl键来选中多张幻灯片)。再选择“插入”→“幻灯片副本”即可。
  50. 给演示文稿添加表格 在PowerPoint中使用表格,能很容易地使文本对齐,尤其是当文本可能会以多种形式(包括放映幻灯片、联机内容以及打印的讲义)表示时会更加方便:选中需要放置表格的幻灯片,选择“插入”→“表格”,然后在“插入表格”对话框中设置表格的行数和列数,单击“确定”按钮,幻灯片上就绘制出表格了。接下来,只要用鼠标单击相应的表格单元格就可以在其中输入数据,而按下Tab键则会进入下一个单元格。
  51.把幻灯片发到Word中 microsoft Office系列软件各个组件中都有着良好的合作关系,通过下面的技巧,可以把幻灯片发到Word中:先启动PowerPoint,然后打开演示文稿,再选择“文件”→“发送”→“发送到Microsoft Word”对话框即可。
  52.自由控制编码列表的开始编号 在PowerPoint中,编号不一定非要从1,或者a开始不可。完全可以自行设置编码列表的开始编号:先在要更改开始编号的行中放置插入点,选择“格式”→“项目符号和编号”。再在弹出对话框中单击“编号项”标签,再在“开始于”框中,选择所要的编号,完成后单击“确定”即可。
  53.自定义项目符号和编号 选择“格式”→“项目符号和编号”,在弹出对话框中使用“项目符号项”选项卡,然后单击“自定义”,就可以在新弹出对话框中选择多种多样的项目符号,如“(、(、(、(”,将这些符号运用到幻灯片中,使内容更加丰富多彩。
  54.计算字数和段落 如果想让PowerPoint具有统计字数和段落的功能,可以这样来做:选择“文件”→“属性”,在弹出对话框中单击“统计”标签,文件的各种数据,包括页数、字数、段落等信息就会被显示在统计的信息框中。
  55.隐藏幻灯片 如果演示文稿中有某些幻灯片不必放映,但又不想删除它们,以备后用。就可以隐藏这些幻灯片:在“幻灯片浏览”视图中选中这些幻灯片(可以配合Ctrl和Shift键选择多张幻灯片),再选择“幻灯片放映”→“隐藏幻灯片”即可。
  56.在放映幻灯片时显示快捷方式 如果需要在放映PowerPoint幻灯片时快速访问快捷键,只需按下F1(或Shift+?),幻灯片放映帮助将自动显示。.
  57.在放映时查看隐藏幻灯片 幻灯片被隐藏后,在放映幻灯片时是不能被放映的。如果需要播放,可以使用下面的技巧:在幻灯片放映时右击任意幻灯片,选择“定位”→“幻灯片漫游”。弹出对话框中编号带括弧的幻灯片就是隐藏幻灯片,双击要查看的幻灯片就可以直接打开了。
  58.更改自动文件恢复的保存间隔 单击“工具”→“选项”→“保存”,选中“自动保存时间间隔”复选框,再在后面填上保存的时间间隔,完成以后单击“确定”即可。这样,PowerPoint会自动在后台保存演示文稿。当使用计算机时,即使出现非正常关机、死机或程序出错等,可以把损失降到最低限度。
  59提高语音识别率 尽管PowerPoint支持语音输入功能,但是在进行语音输入时,其识别率并不是很好。其实,在对计算机说话时一定要用一致平稳的语调说话。说话声音过大或过柔都会使计算机很难识别所说的内容;同时请使用一致的速率说话,也不要忽快忽慢;而且说话时也不要经常停顿,因为语句比单个字词更易于被计算机解释并识别。
  60.快速关闭/打开普通视图左边的幻灯片区域 想要隐藏选项卡时,只要拖动选项卡右侧的垂直拆分条,将其一直拖动到窗口的左侧。而如果要重新显示选项卡,只要将拆分条再拖回窗口右侧即可。
  61.在第二台显示器上安装运行演示文稿 如果机器上安装了多个监视器,那可以通过下面的技巧在主监视器上浏览普通视图中的演示文稿,而在另外一台监视器上以全屏模式放映幻灯片:选择“幻灯片放映”→“设置放映方式”,然后在弹出对话框的“多监视器”列表中选择用于幻灯片放映的监视器,完成以后单击“确定”关闭对话框即可。 62.打开 Web 服务器上的文件 在PowerPoint中,不仅可以打开存放在自己计算机上的演示文稿,还可以直接打开Web服务器上的文件:选择“文件”→“打开”,在弹出“打开”对话框中,单击左边快捷方式列表中的“网上邻居”。双击包含要打开文件的 Web 服务器的网络位置,再双击包含要打开文件的文件夹,然后双击该文件即可打开。
  63. 把的演示文稿发布到Web上 如果想把演示文稿发布到Web上,可以这样来操作:先打开PowerPoint演示文稿,再选择“文件”→“另存为 Web 页”,接着在“另存为”对话框中单击“发布”按钮 。此时,PowerPoint会弹出“发布为Web页”对话框中,并允许进行各种修改。如果要设置其他Web页格式和显示选项,请单击“Web 选项”,再选择所需的选项,然后单击“确定”按钮。在完成修改以后,在“发布一个拷贝为”之下,单击“浏览”,从文件夹列表中选择想要保存的位置,在“文件名”框中键入Web页的名称,在“保存类型”框中选择“Web 页”,再单击“确定”。最后,单击“发布”按钮,演示文稿就会被保存成为一Web页文件,并可以用IE进行浏览。 小提示:利用此转换后,将会发现,PowerPoint把演示文稿转换成了一个具有左右框架结构的网页。而左边框架中是幻灯片的序号,只要在左边窗口单击一个序号,就会在右边框架窗口中打开相应的幻灯片了。
  64.更改幻灯片起始编号 如果幻灯片不止一张,而且也希望在幻灯片中出现相应编号,则可以通过更改幻灯片的起始编号来使它们连续起来:先打开欲更改编号的幻灯片,再选择“文件”→“页面设置”→“幻灯片编号起始值”,输入或者选择所需的起始编号。
  65.将幻灯片录制到录像带 把PowerPoint的演示文稿转移到录像带的最简单和最便宜的方法,就是使用PC-to-TV 扫描转换器。该设备的作用是把显示卡的输出转换为电视和录像机可以使用的NTSC格式。但在购买时,一定要选择一个能兼容你的显示卡分辨率的转换器。 转换器安装过程十分简单:把PC连接到转换器,再把转换器连接到录像机就可以了。如果演示文稿中包含了声音,也需要把音频线从计算机的声卡(扬声器或耳机插座)连接到录像机的音频输入。然后,按下录像机上的录制按钮并在PC上播放演示文稿就行了。
  66.快速获得幻灯片缩略图 如果在“大纲”窗口,而不是在“幻灯片”选项卡中工作,或仅在显示幻灯片的窗格的情况下,你将会发现幻灯片缩图非常有用。可在幻灯片窗格中放大幻灯片或者使用灰度进行查看,但幻灯片缩图保持不变,从而提供完整的、格式化的幻灯片视图。不过,在默认情况下,在 PowerPoint中,默认情况下并不显示幻灯片缩略图。但通过下面的技巧,可以添加一个菜单项目或工具栏按钮来激活它:选择“工具”→“自定义”,在弹出对话框中单击“命令”标签。然后再在“类别”列表中,单击“视图”,在“命令”列表中,将“幻灯片缩图”拖至你要添加到的菜单或工具栏中。这样,就可以随时单击该按钮或命令就可以激活幻灯片缩图。
  68.自定义幻灯片放映 通过下面的技巧,可以让在所有的幻灯片中有选择地进行放映,这对于经常需要进行文稿演示,且演示内容基本不变的来说,将是一个非常方便的功能:先打开欲自定义放映的文稿,选择“幻灯片放映”→“自定义放映”,会弹出 “自定义放映”对话框。单击“新建”按钮,在弹出的“定义自定义放映”对话框中,即可选中幻灯片,再按下“添加”按钮,把演示文稿中的幻灯片添加到自定义放映的幻灯片中。并为自定义放映的幻灯片命名,按下“确定”按钮,返回“自定义放映”对话框,按下“放映”键就可以开始此自定义放映了。
  69.自定义计时器 PowerPoint是一个很精确的软件,可以使用计时器来进行排练以确定放映时间。选择“幻灯片放映”→“排练计时”,开始幻灯片放映,可以使用“预演”对话框中的不同按钮暂停幻灯片放映、重新播放幻灯片、以及换到下一张幻灯片。PowerPoint 会记录每一张幻灯片出现的时间,并设置放映的时间,如果不止一次地显示同一张幻灯片,例如:在自定义放映中,PowerPoint 会记录最后一次放映的时间。完成排练之后,会弹出一个提示框,可以选择接受该项时间或者重新试一次。幻灯片是PPT中比较重要的元素,关于它的技巧也相当多,笔者在此作了一些搜罗。希望对大家有所帮助。由于技巧较多,因此分为上、中、下三部分陆续刊登。这里刊登的是第三部分。
  70.创建一个摘要幻灯片 有时,在创建好一个PowerPoint演示文稿后,可能需要添加一个简介、议程或小结。其实,PowerPoint本身就提供了向现有演示文稿中快速添加摘要幻灯片的方法:打开需要添加摘要的演示文稿,选择“视图”→“幻灯片浏览”,并在幻灯片浏览视图中选择所需幻灯片的标题(也可以配合Ctrl和Shift键选择多张幻灯片,当然一般应当选择那些最能概括该演示文稿的幻灯片作为摘要)。再单击幻灯片浏览工具栏上的摘要幻灯片按钮,PowerPoint将会自动利用所选幻灯片的标题创建名为“摘要幻灯片”的新幻灯片,该幻灯片将出现在所选幻灯片的前面,并作为摘要。小提示: 可以双击该幻灯片,更改标题、编辑现有项或添加新项来做进一步修改和完善。
  71.快速重复上一动作 在PowerPoint中有时会进行很多的重复动作,不过,在执行了一个动作后,只要按下F4键即可重复这个动作。F4键只是重复最后一个动作,并不能记录一系列动作,因此不能用它来完成多于一个动作的操作。
  72.将最喜欢工作视图作为默认视图 PowerPoint的默认编辑视图是普通视图,并带有“幻灯片”和“大纲”子窗口、备注窗格和幻灯片窗格。如果你更喜欢其他的默认视图(如,只有幻灯片窗格,而没有幻灯片缩略图、大纲或备注等),也可以自定义默认视图:选择“工具”→“选项”→“视图”,然后在“默认视图”下边的下拉列表中,选择所需的视图即可。当然,如果选择“保存在文件中的视图”,那下次打开PowerPoint时,将会使用保存在当前文件中的精确视图。
  在Authorware中使用PowerPoint文件
  Authorware和PowerPoint是两种常用的课件制作软件,Authorware功能强大,交互性强,而PowerPoint在制作字幕和图像处理方面较为方便,这两者结合能够制作出使用更加灵活、操作更加方便的多媒体课件。下面将告诉大家如何在Authorware调用PowerPoint。
  启动PowerPoint,并建立一个用于链接到Authorware中的演示文稿文件,命命名为link.ppt。接着打开Authorware,并拖动一个显示图标到流程线上,双击该显示图标打开展示窗口,再选择Insert→OLE Object命令,此时将会显示Insert Object对话框。选择“从文件创建”,输入框中单击“浏览”按钮找到要先前制作的PowerPoint文件link.ppt,选中其下的“链接”复选框,单击“确定”按钮可将link.ppt插入到当前文件中,展示窗口中会出现link.ppt幻灯片的第一屏内容。
  此时,选择Authorware中的Edit菜单,再选择“Linked 演示文稿 OLE Object ”,选择Attributes选项,屏幕上将会出现Object Attributes对话框。选择Activation Trigger下拉列表框,选择Single Click项,再选择Trigger Verb下拉列表框,从中选择“放映”项,并注意在对话框下方选中Package as OLE object复选框。 设置完成后,单击“确定”按钮即可设置放映的方式为单击放映。这样,运行Authorware,在屏幕上单击PowerPoint相应的图标,即可播放幻灯片。用这一方法制作成的多媒体课件,同时具有Authorware和PowerPoint两种软件的优点,所插入的幻灯片如需修改、增添内容,只需对插入的幻灯片对象直接进行修改即可
  在PowerPoint中插入几何画板文件。 用过几何画板的人都知道,该软件提供的很多专业功能非常强大。只是界面有些欠缺,而PowerPoint则被广泛地应用于很多领域。不过,完全可以在PowerPoint中插入几何画板文件,制作出几乎完美的课件。先安装这两个软件,然后在PowerPoint和几何画板中把相应的文件制作完毕。再启动PowerPoint,打开绘图工具栏,选择“自选图形”→“动作按钮”,再用鼠标画出一个按钮,插入按钮后,PowerPoint会自动打开“动作设置”对话框,在“单击鼠标”选项卡中的“超链接到”下拉框中选择“其他文件”,再在“超级链接到其他文件”对话框中找到先前制作的几何画板文件,单击“确定”按钮即可。经过上述设置后,在幻灯片放映时,只要单击刚刚新添加的按钮,即可快速打开相应的几何画板,而关闭几何画板后便立即返回到刚才的幻灯片中,非常方便。
  73.演示文稿合并技巧 此功能与Word XP中的文档合并非常类似,你可以将多个PowerPoint XP演示文稿合并成一个,而且每一部分仍保持原来的外观:先打开一个PowerPoint演示文稿,选择“工具”→“比较并合并演示文稿”,在对话框中找到待合并的目标文件,单击对话框中的“合并”按钮。按提示继续操作,目标文件的所有幻灯片即插入当前选中的幻灯片之前,保存后就会成为一个新的演示文稿。
  74.幻灯片浏览技巧 用鼠标选中大纲视图或幻灯片缩略图中的幻灯片,可以拖动并直接插入横线指示的新位置。PowerPoint的大纲视图和幻灯片缩略图整合为普通视图,只需单击“普通视图”左侧的选项卡标签,就可以看到幻灯片的大纲视图或幻灯片缩略图。选中其中的任意一张幻灯片,按上下方向键能顺序浏览演示文稿中的所有幻灯片。
  75.添加并设置页眉 PowerPoint大家平时只用它来制作演示文稿,很少有人给自己的演示文稿添上页眉页脚的。其实,PowerPoint也为演示文稿准备了很强的页眉和页脚功能:只要选择PowerPoint“视图”菜单下的“页眉和页脚”,就会弹出“页眉和页脚”对话框。在这个对话框中有两个标签,一个是“幻灯片”标签,另一个是“备注和讲义”标签。在“幻灯片”标签中可以在“幻灯片包含内容”中看到一个复选框“日期和时间”,如果这个复选框被取消,那么其下的两个单选框将不能够被激活。把它选中,并且选中“固定”复选框,然后即可在固定的文本框中输入日期如“2002年5月15日制作”等信息,这样幻灯片页眉就设置好了。但使用这种方法生成的是“固定”日期,还可以选中“自动更新”单选框,然后在其下找到一种合适的时间格式,以后页眉上的日期信息就会随系统而自动更改。
  76.添加并设置页脚 选中“页脚”复选框,就能自行设置页脚内容,如现在可输入“太子梦幻主页制作”等信息。另外,在“页脚”的最下方还有一个“标题幻灯片中不显示”复选框,如果选中它,那么在“标题幻灯片”中将不会显示页眉和页脚。而如果不选中这个复选框,那么“标题幻灯片”将被显示,而且会显示在幻灯片的页眉上而不是页脚上!即如果的幻灯片中没有“标题幻灯片”,那么设置的“页眉和页脚”信息只会被放置到页脚部分,而不会放置到页眉部分。这一点,务必注意。
  77.设置备注和讲义 设置完了幻灯片的“页眉页脚”,让再来看看“备注和讲义”标签中的内容。它主要是用于调整幻灯片备注和讲义的页眉和页脚,其使用方法和使用幻灯片标签是一样的,不再重复说明。
  78.取消快速保存减肥文档 选择“工具”→“选项”,在弹出的对话框中单击“保存”标签,再选中“允许快速保存”复选框,再单击“确定”关闭对话框就可以了。 由于PowerPoint的“快速保存”功能每次保存时都在文件尾增加本次的更改情况,因此才使得文件存贮了大量修改信息,变得越来越大。取消了“快速保存”功能,不保存这些信息,因此可以用它来减肥。
  79.另存文件减肥法 选择“文件”→“另存为”,再把当前PowerPoint文件另存一下即可让PowerPoint文件减肥,效果绝对立竿见影!
  80.减小图片的长宽 首先看图片的几何尺寸有多大,也就是图片的长和宽是多少。如果图片比显示器屏幕区域还大,就可以把图片缩小,一般最多和屏幕一样大。这步很容易,在画笔、microsoft Photo Editor、PhotoShop等图形工具中都可以将图片缩小。一幅BMP图片,长和宽都缩小到50%后,文件能减小四倍。
  81.图片建议保存为JPG文件 有时拿到两份同样几十页的PowerPoint文件,而且图片数量、质量都差不多,但它们的大小相关却很大。这时最好仔细检查一下导入图片的格式和大小。如果原图片尺寸很大,最好用图形处理工具先压缩一下,而且尽量存成JPG等占用磁盘空间较少的格式。也可以把图片中无用的内容剪裁掉。
  82.插入WMF格式文件令文档更小 如果插入的图片是WMF格式的剪贴画,那PowerPoint文件也将会很小。
  83.内部压缩法 为了减少幻灯片占用的空间,用户必须采用事先压缩图片等手段,影响了幻灯片的制作速度。为了解决这个问题,PowerPoint XP增加了图片压缩功能,用户可以压缩幻灯片中的一幅或者多幅图片,而且不影响图片的质量。具体操作方法是:鼠标右键单击幻灯片中的图片,选择快捷菜单中的“设置图片格式”,然后单击“图片”选项卡中的“压缩”按钮。你可以在“压缩图片”对话框中设置压缩的范围(选中的图片还是文档中的所有图片),选择或更改分辨率以及是否删除图片的裁减区域等。
  84.使用链接的对象代替嵌入对象 将对象嵌入到Word文档中后,可以将原对象删除,这样显然是方便了许多。但这一方面会增加文档的容量,二来不便于对象的修改。其实,使用链接对象不仅仅可以在源文件中的内容改变时,方便地更新PowerPoint文档中的内容,同时也能够使文档的容量变小。在PowerPoint中,我们要制作出漂亮的演示效果,少不了要和文本和字体打交道。这次连载我们就来告诉大家一些在PPT使用文本和字体的超酷技巧。由于内容较多,我们将其分为了两部分,这是上半部分。
  85.更改样式检查 在演示文稿中进行样式检查时,PowerPoint会在标点符号、大写和文本的可视元素(如磅的最小尺寸)等方面检查一致性。但有时,可能需要对这些作一些设置:选择“工具”→“选项”,再在弹出对话框中使用“拼写检查和样式”选项卡。再在“样式”之下,选中“样式检查”复选框,再单击“样式选项”。接下来,就可以在“样式选项”对话框中进行自由设置:在“大小写与句尾标点”选项卡上,选中要检查其样式的任何复选框,然后单击复选框旁边的列表来指定样式检查的类型;在“视觉清晰度”选项卡上,选择要更改的可视样式检查,然后在列表框或旋转中选择一个新编号。如果你希望还原到默认设置,请单击“默认”。
  86.选择庄重/轻快字体 如果你的观众属于保守型的,或要呈现的内容较严肃,那建议选择Times New Roman 字体;对于一些轻快消息,可以选择“活泼的”字体,如Comic Sans MS字体。
  87.注意一致性 由于Windows上的字体很多,而且各有各的特点,因此保持字体的一致性就显得很重要。如果字体变化过于频繁,则可能向观众表达的消息会不一致。在同一演示文稿中使用的字体最好不要超过三种或四种。
  88.使用较强对比 字体颜色与背景之间应有较强的对比以确保可读性。
  89.使用适当联机查看字体 当设计为联机幻灯片查看时,请使用适合联机查看的字体。Verdana、Tahoma 和 Bookman等字体都是专门为联机查看设计的。而且字体 Arial 和 Times New Roman 也是不错的。
  90.旋转表格中的文本 如果你的幻灯片中包含有表格,那也可以旋转表格中的文本以达到某种特殊效果。如先选中欲旋转文本的表格,选择“格式”→“设置表格格式”→“文本框” →“将单元格内的文本旋转 90 度”,然后单击“确定”即可把文本变为竖排的。 小提示:在“格式”→“设置表格格式”→“文本框”下还有很多命令,利用这些命令还可以制作出更多的效果。
  91.拆分正文文本 此技巧可让你无需“剪切”、“粘贴”,而直接把一个幻灯片上的正文文本拆分为两个幻灯片:单击“格式”工具栏上的“减少缩进量”按钮,直到出现一个新的幻灯片图标和编号(拆分文本作为正文文本出现在下方),再键入新幻灯片的标题即可。
  92.自己绘制复杂的表格 PowerPoint中的插入表格功能只能创建简单的表格,如果你想自己制作复杂的表格,这时可以先打开“表格和边框”工具栏,再单击“表格和边框”按钮。等鼠标指针变成笔形时,拖拉鼠标,创建表格中的行和列线。
  93.设置表情符和箭头的格式为符号 如果你在PowerPoint中键入:)或==>时,PowerPoint会自动将:)更改成笑脸,而把==>更改成→。如果发现PowerPoint中没有这个功能,可以这样来操作:选择“工具”→“自动更正选项”,单击“键入时自动设置格式”标签,选中“笑脸 :-) 和箭头 (==>) 替换为特殊符号”复选框。
  94.自动打开/关闭自动更正选项 如果想要打开/关闭自动更正中的一些内容,可以这样操作:选择“工具”→“自动更正选项”,然后在弹出的菜单中选择“自动更正”标签,再根据自己的需要。
  创建自动更正项的例外。
  PowerPoint的自动更正功能可以自动更正单词首字母的大写,但对于某些特定的单词,你可能希望能够保持输入原始状态不进行更正。这时可以设置自动更正的例外:选择“工具”→“自动更正选项”,在弹出对话框中单击“自动更正”标签,再单击“例外项”,此时PowerPoint将会弹出“自动更正例外项”对话框。 接着,就可以创建单词首字母大写的例外,这时可以单击“首字母”标签,再在“其后不大写”之下,键入不希望带有大写字母的单词或缩写。再单击“添加”按钮即可。如果希望创建更正两个首字母大写的例外,则要使用“前两个字母连续大写”选项卡,在“不更正”之下,键入不希望自动更正修改的单词和短语。之后单击“添加”。设置完所有的例外后,单击“确定”关闭对话框,然后在文稿中输入例外单词时,就不会被系统自动更正了。
  95.用声音强调文本 如果希望强调幻灯片中的某一部分文字,则可以对这些文字进行动作设置,使得单击或鼠标移过这些文字时有声音效果出现:先选中欲强调的文本,选择“幻灯片放映”→“动作设置”,然后你选择“单击鼠标”标签,并选中“播放声音”复选框,再指定所需的声音。完成以后单击“确定”返回即可。
  96.随时添加日期和时间 在幻灯片的页眉页脚中可以很方便地添加日期和时间。事实上,在幻灯片中的任意一个位置,都可以添加日期和时间:先选中幻灯片,然后选择“插入”→“日期和时间”,PowerPoint将会弹出“日期和时间”对话框,你可以选择自己喜欢的时间格式。选完以后单击“确定”就可以了。如果希望在每次打开幻灯片时,日期和时间都自动更新为当前机器上设置的日期、时间,请选中“自动更新”复选框。
  97.在幻灯片上添加幻灯片编号你可以在幻灯片上添加幻灯片的编号,方便定位和演示时掌握节奏。方法在幻灯片上定位幻灯片编号的插入点,选择“插入”→“幻灯片编号”即可。
  98.在段落中另起新行 如果想在段落中另起新行,只要在输入文字后,按下Shift+Enter即可。要注意,一定不能直接使用Enter,这样软件会自动给下一行添上制表位。
  99.在大纲视图中拖动文本 如果要拖动项目符号或幻灯片图标旁边的选定段落,请指向该项目符号或幻灯片图标,四向箭头出现后可以任意拖动。拖动的同时鼠标指针会变成垂直或水平的双向箭头,并且出现标记文本目标的线条。
  100.自动选定整个单词 你可以设置PowerPoint,使得每次在一个单词上双击鼠标左键,就能选定整个单词和单词后的空格,而不必用鼠标拖过每个字符,以方便选择:选择“工具”→“选项”,在弹出对话框中单击“编辑”标签,选中“自动单词选定”复选框。
  101.快速选定超级链接文本 想要选中带有超级链接的文本,你一般的方法是用鼠标进行拖动,经常会拖过头,或没有完全选中,较为麻烦。其实,可以通过下面的技巧来非常快速、准确地选中超级链接文本:只需将光标定位到超级链接文本的前面,按下Del键就可以了。
  102.创建嵌入的Word表格 通过下面的技巧可以让你在演示文稿中创建一个嵌入的Word表格:选择“插入”→“对象”→“新建”→“对象类型”→“microsoft Word 文件”,再单击“确定”。接下来,你可以使用“表格”菜单上的命令创建所需的表格,完成以后只需要单击表格以外的区域就可以返回 PowerPoint。
  103.利用文本文件转换演示文稿 如果你的程序不能将演示文稿保存成图形文件,则可以使用文本格式来转换演示文稿。可以将文稿保存为RTF格式的文件。如果不希望保存文本格式,或是你的程序不支持.rtf,可以将演示文稿保存为纯文本文件 (.txt)。保存为RTF或TXT文件,有利于其他的应用程序能够识别。
  104.在拼写检查时跳过文本 如果使用了一些具有特殊含义或拼写方法的文本。例如,让别人更改单词对错的一段文本。这时,可以设置文本格式,让拼写检查忽略选定范围内的拼写错误,而在演示文稿的剩余部分中将继续识别拼写错误。首先选定不需要检查拼写的文本,单击“工具”→“语言”,然后在“将所选文字标为”框中,单击“不作校对”,再单击“确定”按钮。 在PowerPoint中,我们要制作出漂亮的演示效果,少不了要和文本和字体打交道。这次连载我们就来告诉大家一些在PPT使用文本和字体的超酷技巧。由于内容较多,我们将其分为了两部分,这是下半部分。
  105.按照字母或字显示文本动画 你可以指定动画,使得文本按照字母或字进行动画:单击“幻灯片放映”→“自定义动画”,在“任务窗格”中选择想要编辑的动画,单击旁边的箭头,执行下拉菜单中的“效果选项”。如果你想要按字母显示动画,请在“效果”选项卡的“动画文本”列表中,单击“按字母”;如果要按字显示动画,请在“效果”选项卡的“动画文本”列表中,单击“按字/词”;如果要按段落级别或项目符号显示动画,请在“正文文本动画”选项卡的“组合文本”列表中,单击一个选项。完成后单击“确定”即可。
  106.让标题自动跳起来 如果能让标题出现时先是一个接一个地从上方下落,落下后每个字符还要上下反弹几次才能最终安静下来,这将是一个非常酷的效果:先选中欲跳动的标题,再“任务窗格”中单击“动画方案”,在选择列表中选择“弹跳”选项就可以了。建议将文本的字号设置的大一些,这样弹跳效果会好得多。
  107制作不停闪烁的字体 先选中想要闪烁的文字,选择“幻灯片放映”→“自定义动画”→“添加效果”→“强调”→“闪烁”。这时该动画被添加到了动画列表中。选中该动画,单击右边的箭头,在弹出菜单上执行“计时”,在“重复”右边的下拉列表中选择“直到下一次单击”。同时,你还可以选择闪烁的速度和延迟等参数。设置完成后,单击“确定”关闭对话框,然后在“自定义动画”任务窗格中单击“播放”欣赏制作出来的闪烁文字。
  108.文字和旁白同步 你可以采用“自定义动画”中按字母形式向右擦除的方法来使文字与旁白一起出现。但如果是一大段文字,字的出现速度还是太快了。这时你可以按需要将这一段文字分成一行一行的文本框,甚至几个字一个文本框,再对于每个文本框中的字,分别设置它的动画形式为按字母向右擦除,并在时间项中设置与前一动作间隔几秒,就可使文字的出现速度和旁白一致了
  撤消自动格式的选项
  PowerPoint中提供了许多自动格式,但是,这些自动格式可能不能总合你的心意。因此很多时候,都是使用“自动更正选项”按钮来撤消大多数的自动格式:在自动更改之后(如PowerPoint将某个网络路径格式化为一个超链接),如果你将鼠标指针停留在该超链接的附近,就会显示一个小蓝框。当指针指向它时,它会变成一个按钮图标。你单击该按钮,就会显示一个选项列表。可以选择是撤消对本实例的更正(也可以恢复),也可以全局更改特定的自动设置格式设置(单击“停止”就可以了)以使PowerPoint 停止做出这样的更改。
  109.选定表格中的项目 表格是演示文稿中最重要的对象之一,下面的这些技巧可以让你快速的选定表格中的项目:如果你想要选择下一个单元格,请按 Tab;如果要选择前一个单元格,请按 Shift+Tab;如果要选中多行、多列或整个表格,请拖动鼠标跨越行、列或整个表格;如果要选中列,请指向列的顶部边框外侧,并在指针变为向下的箭头时单击;若要选择单元格,请单击该单元格。
  110.快速更改文本框中文字周围的边距 你可以给页面设置页边距,也可以给文本框设置边距,来更自由的规划版面:先选取要更改的自选图形或文本框,双击自选图形或文本框的选择矩形,再选择“格式”对话框中的“文本框”标签,选中“重新调整自选图形以适应文本”复选框。在“内部边距”之下,调整尺寸以增加或减少文字和对象外部框线之间距离。完成以后单击“确定”即可。
  111.在演示文稿中嵌入字体 如果你计划让其他人来审阅或编辑自己的幻灯片,而又不能保证对方的电脑上面安装了幻灯片中使用的字体,就需要在演示文稿中嵌入字体,从而避免格式丢失:先打开需要嵌入字体的演示文稿,选择“文件”→“另存为”,并在弹出的“另存为”对话框中单击“工具栏”上按下“工具”按钮,然后选择“保存选项”,同时选中“嵌入 TrueType 字体”复选框。小提示:然后如果你只是让他人来阅览,可以选择“只嵌入所用字符(适于减少文件大小)”,这样文件会变得较小;如果你还需要让他人来编辑自己的幻灯片,则需要选择“嵌入所有字符(适于其他人编辑)”,但这样文件将会变得较大。
  112.关闭自动套用格式选项 自动套用格式包含PowerPoint对文本外观所作的自动更正,例如如将分数字符更改为分数符号或将Internet路径自动转换为超级链接。但很多时候,并不需要这样做:这时,只要选择“工具”→“自动更正选项”,再在弹出对话框中单击“键入时自动设置格式”标签,然后再清除任何要打开或关闭的自动格式选项。设置完以后单击“确定”关闭对话框即可。
  113.字号设置技巧 不少朋友在制作网页的过程中,为了追求页面美观,喜欢把网页的字体设置成9磅(9pt)字。但FrontPage XP仅仅提供了8磅、10磅等偶数字体,这时你可以用鼠标单击“字号”列表框。当光标进入其中后输入“9”回车,此后就可以输入9磅字了。
  114.让文字在PowerPoint中亮起来 在PowerPoint中,幻灯片放映时,其中的文字通常颜色暗淡,边缘模糊,可以交文字加粗(Ctrl+B)即可解决。
  115.自动调整字间距 单击“工具→选项”,在弹出对话框中使用“编辑”选项卡,选中“使用智能剪贴”复选框, 再单击“确定”按钮。这样,你在删除英文单词时,自动去掉多余的空格;如果从剪贴板插入文本,也会自动添加空格。

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